Ces fichiers sont stockés au format PDF, ce qui a l’avantage de les rendre consultables sans risque de modification tout en permettant d’enregistrer une copie, de les imprimer ou encore de les joindre à un mail avec un logiciel libre de droit.
Afin de faciliter la recherche d’un document, ceux-ci sont classés par famille et sous-famille. Une fonction de recherche par mots-clés et de tri est aussi disponible. Enfin, un lien peut être créé entre plusieurs documents qui ont un rapport commun.
L’accès aux documents peut être limité par niveau d’utilisateur.
Les plans
Il pourra s’agir des plans de pièces, des plans de montages, des schémas électriques,
des schémas PI&D, etc. La diffusion de ces documents ne sera plus un souci car chacun
pourra les consulter (si il possède le niveau requis) les derniers plans mis à jour.
Les procédures
Dans ce dossier seront déposés les documents de texte tel que des notices techniques,
des modes opératoires, des guides de maintenance, des consignes de sécurité,…
Les fiches de matériel
Pour le matériel dont les pièces nécessitent un suivi régulier, les fiches permettent
de noter les informations les concernant et d’y ajouter une date de renouvellement.
De plus l’agenda signalera toutes les fiches dont l’échéance est proche ou est atteinte.
Les fichiers
Les documents qui nécessitent un logiciel spécifique ou qui ne sont pas destinés
à fonctionner sur un PC, seront rassemblés dans ce dossier permettant leur téléchargement.
Ces fichiers seront des programmes codes pour automate ou machines numériques par
exemple.
AKAL vous permettra de suivre la vie de votre équipement, tous les utilisateurs pourront connaître les interventions qui ont été effectuées, les paramètres de fonctionnement, les notes de défaillance.
Les tableaux
Les relevés de paramètres de fonctionnement ou de réglage de l’équipement pourront
être notés sur des tableaux. Ces données sont ensuite exploitables avec un logiciel
tableur type Excel ou Open Office. Pour signaler un dépassement de seuil limite,
la valeur notée prendra une couleur différente.
Le carnet de vie
Ce carnet servira à recueillir les remarques, les commentaires d’intervention. Il
sera possible ensuite de diffuser cette information par E-mail en sélectionnant directement
les contacts souhaités.
L’agenda
Il est lié directement avec les fiches de matériel, en signalant les pièces qui nécessitent
une intervention. Par exemple le remplacement d’un filtre.
L’archive
Tous les documents qui ont été mis à jour sont stockés dans l’archive. Il est toujours
possible de le consulter.
Pour entrer sur la plate-forme, il est nécessaire de s’identifier par le nom de la société, un nom d’utilisateur et un mot de passe. Vous pourrez limiter les connexions à une seule adresse I.P. (Adresse internet), celle du serveur de votre société par exemple. À chaque identifiant correspond un niveau ( opérateur, technicien, superviseur ou administrateur).
Le suivi technique
La connexion à la plateforme
La sécurité des documents
La documentation technique
Pour assurer une protection de la diffusion des documents, ceux-ci sont stockés sur un serveur dédié à AKAL et un logiciel surveille en permanence les échanges. Bloquant ainsi toutes les intrusions non identifiées.
Vous déciderez qui est l’administrateur pour votre société sur AKAL, (il peut y en avoir plusieurs). Celui-ci pourra créer, supprimer, modifier le profil d’un utilisateur et l’ajouter à la liste des destinataires du carnet de vie.
Toutes les connexions (réussies et échouées) sont enregistrées dans un journal que vous pourrez extraire au format PDF ou Excel.
Un journal de connexions permet de connaître le trafic sur la plateforme.
Les noms de fichier sont cryptés avec une clé qui est modifié à chaque consultation. Il est impossible de les retrouver sans passer par la plateforme AKAL, .
Toute modification d’un document est noté dans un journal.
